O erro mais comum ao escolher um programa para restauração é decidir pelo preço ou pela lista de funções e só depois descobrir que não está certificado pela AT, ou que a equipa não o consegue usar à hora de ponta. Escolhe primeiro o que tem de estar certo: faturação certificada, comandas que chegam à cozinha e fecho de caixa que bate com o dinheiro na gaveta. O resto (stock, relatórios, reservas) vem a seguir.
O que um programa para restauração tem de fazer
Um programa para restauração é o software que regista o que se vende, a que mesa, quem pediu e quanto se cobrou. Num café ou restaurante independente, isso resume-se a cinco trabalhos:
- Faturar: emitir faturas e faturas simplificadas com programa certificado.
- Tirar pedidos: registar a comanda à mesa e enviá-la à cozinha ou ao bar.
- Gerir a sala: saber que mesas estão livres, ocupadas ou à espera de conta.
- Controlar custos: ligar fichas de produto ao stock e ao rácio de food cost.
- Fechar o dia: fecho de caixa com totais por forma de pagamento e por empregado.
Se um programa não faz bem os dois primeiros, os outros três não te salvam. Para uma visão mais ampla do que avaliar, vê também software para restauração: o que avaliar antes de escolher.
O que a lei exige a quem fatura em restauração
Em Portugal, o programa de faturação tem de estar certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Os requisitos constam da Portaria n.º 363/2010 e o regime de faturação foi reforçado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019. Na prática, isto significa:
- Usar um programa certificado, com o número de certificação impresso nos documentos.
- Ter o ATCUD e o código QR nas faturas.
- Comunicar as faturas à AT até ao dia 8 do mês seguinte (o e-fatura), algo que um bom programa faz por ti.
- Conseguir exportar o ficheiro SAF-T (PT) quando o contabilista ou a AT o pedem.
Pergunta sempre ao fornecedor pelo número de certificação e confirma-o. Se hesitarem na resposta, passa à frente. Os valores de IVA da restauração (por exemplo, comida e bebidas alcoólicas não têm a mesma taxa) também têm de ficar bem parametrizados no menu, para que a mesma conta não saia com a taxa errada.
Papel, Excel ou software: qual serve à tua casa?
| Opção | Onde é mais forte | Onde falha |
|---|---|---|
| Bloco de comandas em papel | Custo zero, ninguém precisa de formação | Letra ilegível, pedidos perdidos, sem dados para decidir |
| Excel ou folhas de cálculo | Flexível para stock e custos | Não fatura com certificação, tudo manual, erros de cópia |
| Programa de faturação genérico | Cumpre a lei, simples | Não gere mesas, comandas nem cozinha |
| Software especializado em restauração, como o MesaFácil | Junta POS, mesas, comandas, reservas, menus, stock e relatórios | Exige configurar o menu e treinar a equipa |
Se tens uma banca de rua com meia dúzia de produtos e um só empregado, um programa de faturação simples pode chegar. Se tens sala, mesas e uma cozinha que recebe pedidos de várias pessoas, um programa de restauração completo poupa-te mais do que custa em erros evitados. Sobre este ponto, lê controlo de pedidos no restaurante: como evitar erros e perdas.
Como testar um programa antes de te comprometeres
Um teste de dez minutos mostra mais do que qualquer folheto. Faz isto com o teu menu real:
- Abre uma mesa, lança uma comanda com um prato, uma bebida e uma alteração ("sem cebola") e vê se chega à cozinha.
- Divide a conta por três pessoas e passa uma mesa para outra.
- Faz um take-away e uma venda ao balcão.
- Anula um item e verifica se fica registado quem o fez.
- Faz o fecho de caixa e confirma se os totais por forma de pagamento batem.
Se a equipa tropeça em qualquer passo, vai tropeçar ainda mais com a sala cheia. A parte da comanda está explicada em sistema para restaurante com comanda eletrónica e a organização das mesas em sistema de mesas para restaurante.
Como o MesaFácil resolve isto
O MesaFácil é um software de gestão para restaurantes em Portugal, pensado para donos e gerentes de restaurantes, cafés e snack-bares independentes. Reúne no mesmo sítio:
- POS para registar vendas na sala, ao balcão e em take-away;
- gestão de mesas e comandas, com o pedido à mesa a seguir para a cozinha;
- reservas;
- menus;
- stock;
- relatórios, incluindo o apoio ao fecho de caixa e ao rácio de food cost.
Como começar, em três passos:
- Carregas o teu menu, com produtos, categorias e preços.
- Defines as mesas da sala e ligas os empregados.
- Lanças a primeira comanda de teste e fazes um fecho de caixa simulado antes do primeiro serviço.
O que não vamos prometer aqui: não indicamos preços nem condições comerciais neste artigo, porque dependem do tamanho da tua casa. Pede-os diretamente e compara com o que precisas de facto. Se precisas de um ERP completo com contabilidade integrada, lê antes ERP para restaurantes: quando compensa e o que deves exigir, porque é outro tipo de ferramenta.
Erros comuns na escolha
- Pagar por funções que não vais usar. Uma casa de 20 lugares raramente precisa de tudo o que um grupo de restaurantes precisa.
- Ignorar o hardware. Confirma se funciona com a impressora de cozinha, o tablet ou o terminal que já tens.
- Não treinar a equipa. O melhor programa falha se o turno da noite nunca o experimentou.
- Mudar em plena época alta. Com o outono a chegar e o Dia de Todos os Santos a 1 de novembro, muitas casas têm mais movimento. Arranca com o programa novo num dia calmo e não num fim de semana cheio.
Perguntas Frequentes
O programa para restauração tem de ser certificado pela AT?
Sim. Quem emite faturas em Portugal tem de usar um programa de faturação certificado pela AT, segundo a Portaria n.º 363/2010. O número de certificação aparece nos documentos emitidos e deves confirmá-lo com o fornecedor antes de comprar.
Posso usar Excel em vez de um programa para restauração?
Podes usar Excel para controlar custos e stock, mas não para faturar, porque uma folha de cálculo não é um programa certificado. Também não gere mesas nem envia pedidos à cozinha. Serve como apoio, não como substituto do POS.
O que é o SAF-T e porque importa num restaurante?
O SAF-T (PT) é o ficheiro normalizado com os dados de faturação que a AT pode pedir e que o teu contabilista usa. Um programa certificado deve exportá-lo sem trabalho manual. Se tiveres de o montar à mão, o programa não é adequado.
Quanto tempo demora a pôr um programa novo a funcionar?
Depende do tamanho do menu e do número de mesas e empregados. O trabalho principal é carregar o menu e treinar a equipa, por isso reserva alguns dias de teste antes do primeiro serviço a sério.
Próximo passo
Antes de decidir, compara com programa de restaurante: o que deve ter e como escolher. Depois, contacta o MesaFácil e pede para ver o POS, as comandas e o fecho de caixa a funcionar com o teu menu real.