Gestão de stock em Portugal para restaurantes, cafés e snack-bares

A gestão de stock em Portugal resume-se a saber, a qualquer hora, o que tens em arrecadação, o que saiu em cada comanda e o que falta encomendar. Num restaurante independente, isso faz-se melhor com um sistema que liga stock, POS e menus do que com folhas soltas. O MesaFácil, software de gestão para restaurantes em Portugal, junta essas peças no mesmo sítio.

Onde o stock se perde numa casa cheia

Num almoço de sexta-feira, ninguém pára para contar garrafas ou caixas de bacalhau. O pedido à mesa entra, a cozinha serve, a comanda fecha e o stock fica para "depois do serviço". Só que depois do serviço há fecho de caixa, limpezas e cansaço.

É assim que aparecem as diferenças que ninguém explica:

• a bebida que saiu sem ser registada;
• o produto que passou do prazo no fundo da câmara;
• a encomenda feita "de cabeça" ao fornecedor, a mais ou a menos;
• o prato que parece rentável na carta, mas cujo rácio de food cost ninguém calculou.

Se quiseres o raciocínio de base, lê o nosso guia de gestão de stock em restaurantes. Aqui o foco é o que muda quando o stock vive no mesmo sistema que as vendas.

O que a regulamentação te pede em matéria de stock

O stock não é só uma questão de dinheiro. Em Portugal, aplicam-se regras europeias que passam pela tua arrecadação e pela tua cozinha:

• Rastreabilidade: o artigo 18.º do Regulamento (CE) n.º 178/2002 obriga os operadores a identificar de quem compraram os alimentos e a quem os forneceram.
• Alergénios: o Regulamento (UE) n.º 1169/2011 define 14 alergénios de declaração obrigatória, que tens de conseguir indicar ao cliente.
• Higiene e HACCP: o Regulamento (CE) n.º 852/2004 exige procedimentos baseados nos princípios HACCP. Percebe o que isto implica no guia de HACCP na restauração.

Não precisas de decorar artigos. Precisas de saber o que entrou, de que fornecedor e quando, e de ter isso à mão se a ASAE o pedir.

Gestão de stock em Portugal: papel, Excel ou software?

Não há uma resposta única. Depende do tamanho da casa e do tempo que tens.

Opção	Onde funciona bem	Onde falha
Caderno ou papel	Café pequeno, poucas referências	Contas manuais, sem ligação às vendas
Folha de Excel	Quem gosta de controlar e tem tempo à noite	Atualização manual, erros de digitação, ninguém mais a consegue usar
Ferramentas genéricas de inventário	Quem não vende ao balcão nem por comanda	Não conhecem a tua carta nem o teu serviço de mesa
Software de restauração com stock integrado	Casas com sala, comandas e take-away	Exige alguns dias para configurares artigos e fornecedores

O Excel é uma opção legítima para começar. O problema surge quando a carta muda, a equipa cresce e o ficheiro passa a depender de uma única pessoa.

Como o MesaFácil trata o stock

O MesaFácil foi pensado para donos e gerentes de restaurantes, cafés e snack-bares independentes. Em vez de teres uma aplicação para vendas e outra para armazém, tens no mesmo sistema:

• POS e faturação, com o cumprimento das regras portuguesas, como a certificação da AT e o SAF-T;
• mesas e comandas, para o pedido à mesa e o take-away;
• reservas e menus;
• stock e relatórios.

O ganho prático é que a carta, as vendas e o stock deixam de ser três versões da mesma realidade. Quando queres calcular o food cost do restaurante ou montar uma ficha técnica de receitas, partes de dados que já estão no sistema e não de um caderno.

O nível de detalhe do stock (por artigo, por ingrediente, por fornecedor) deve ser visto numa demonstração com a tua carta à frente. Assim sabes se serve para a tua casa antes de mudares de método.

Como pôr a gestão de stock a funcionar

1. Lista os 20 a 30 artigos que mais pesam na tua compra semanal, em vez de tentares meter tudo logo no primeiro dia.
2. Faz uma contagem inicial no dia de menos movimento.
3. Associa esses artigos à carta e aos menus.
4. Compara o stock registado com a contagem física ao fim de uma semana e ajusta.
5. Usa os relatórios para decidir a próxima encomenda e rever pratos de baixa margem.

Se estás a avaliar mais do que o stock, o guia sobre como escolher um programa para restauração ajuda a comparar com calma.

Perguntas Frequentes

Preciso de software para fazer gestão de stock num restaurante?

Não é obrigatório. Um café pequeno com poucas referências pode usar papel ou Excel. Passa a compensar quando tens carta variada, vários fornecedores e comandas em simultâneo, porque aí o registo manual deixa de acompanhar o serviço.

A gestão de stock ajuda a cumprir a rastreabilidade alimentar?

Ajuda, porque guarda o registo do que compraste e a quem. O artigo 18.º do Regulamento (CE) n.º 178/2002 pede esse controlo "um passo atrás e um passo à frente". Um sistema organizado facilita mostrar essa informação numa fiscalização.

O MesaFácil serve para cafés e snack-bares, ou só para restaurantes?

Serve para restaurantes, cafés e snack-bares independentes. Em todos eles podes usar POS, mesas e comandas, reservas, menus, stock e relatórios no mesmo sistema.

Quanto custa o MesaFácil?

O valor depende do plano que escolheres. Para teres o preço atual e o que cada plano inclui, fala diretamente com a equipa do MesaFácil, em vez de confiares em valores desatualizados.

O próximo passo

Se hoje fechas o mês sem saber ao certo quanto stock perdeste, começa por uma demonstração do MesaFácil com a tua própria carta. Leva a lista dos teus 20 artigos mais comprados e vê, na prática, como ficam ligados às comandas, ao fecho de caixa e aos relatórios. Contacta o MesaFácil e marca a demonstração.